2018 - een boeiend jaar vol verandering!

Een jaar geleden startte JUMIK met de steun van ESF een project 'Straffe JUMIK-ers' in het kader van duurzaam loopbaan- en competentie-beleid. Hoewel het project nog niet helemaal volbracht is, kunnen we in de praktijk al een beduidende concrete meerwaarde voelen. We delen met trots enkele van onze bevindingen en resultaten.

JUMIK bestaat ondertussen 8 jaar. Elk van deze 8 jaren is boeiend geweest, maar de voorbije jaren waren extra boeiend. Ons team groeide tot huidige team met 11 mensen. Door uitdagende projecten hebben we door voorbije 2 jaar als team zeer intensief mogen samenwerken. Dit alles gecombineerd, stelde ons voor nieuwe uitdagingen en verwachtingen. Wij vergelijken het graag met promoveren van 2e klasse voetbal naar 1e klasse. Klanten verwachten meer, medewerkers verwachten ook meer. JUMIK op zich verwacht meer. Het is niet meer dan logisch dat supporters, spelers en club een upgrade verlangen als je nu in 1e klasse speelt.

Bij de medewerkers ontstond de behoefte naar meer autonomie, verantwoordelijkheid, beslissingsbevoegdheid, maar ook doorgroeimogelijkheden en loopbaanpaden. 
JUMIK is dan wel 8 jaar actief, maar voelt zich een start-up die evolueert richting scale-up, met alle groeispanningen vandien. Als co-founders voelden we reeds langer dat er iets ondernomen diende te worden om verdere groei mogelijk te maken. Als co-founder in een start-up bevind je je namelijk snel op bijna elk kruispunt, wat betekent dat je riskeert een bottleneck te worden die een rem zet op het bedrijf. Echter, een traditionele hiërarchische organisatiestructuur met middle management heeft nooit op ons verlanglijstje gestaan. We zouden hier onze JUMIK waarden 'samen innovatief' niet optimaal tot uiting kunnen brengen. Bovendien willen we absoluut maximaal wendbaar blijven en onze waardevolle bedrijfscultuur behouden.
Een serieus vraagstuk, waar we een tijd lang geen oplossing voor konden bedenken.
Net op dit kantelpunt kwamen we op de hoogte van ESF oproep voor projecten rond duurzaam loopbaanbeleid. Ons vraagstuk past hier mooi in, en een project 'Straffe JUMIK-ers' was geboren. De inhoud omvat ruimte en tijd voor volgende acties: competentiebeleid met rollen, leiderschap en waarderingsbeleid.

Het ESF project wordt uitgevoerd met de filosofie 'we doen het zelf, maar we hebben coaching nodig'. We zoeken voornamelijk inspiratie, klankbord en bevestiging bij strategische keuzes. Bedankt Emely van Effectis en Hendrik en Lynn van Clarity om ons hiermee te ondersteunen.

Eerst werd er gewerkt tot we een beeld van rollen en competenties hadden opgemaakt, inclusief expliciteren van verantwoordelijkheden, beslissingbevoegdheden, terugkerende verwachtingen en ownership. Van elke rol werd een competentieprofiel opgemaakt.
Eens we dat hadden, voelden we een probleem: Hoe ervoor zorgen dat de rollen niet gewoon een papier zijn die 2 keer per jaar bij functioneringsgesprek op tafel komt? Hoe zorgen dat het leeft en evolueert?
Vanuit een onderzoek en onze ervaring met de SCRUM methodiek voor agile software ontwikkeling, maakten we kennis met Holacracy, een besturingssysteem als het ware voor zelfsturende teams.
Dit bleek het ontbrekende ingrediënt: een methodiek die de rollen in de dagelijkse werking brengt en deze rollen continu laat evolueren volgens de noden van de organisatie.
De implementatie van Holacracy werd verwezenlijkt door eerst met gans het team een boek te lezen en te bespreken in 6 workshops. Daarna volgde een implementatietraject van 12 weken onder begeleiding van de mensen van Clarity.

JUMIK is nu georganiseerd met 6 cirkels en ongeveer 75 rollen: 'Customer experience', 'ProPlanner', 'ComBo', 'Tailor made software', 'Internal support services' en 'Talent development en experts'

Het grote verschil met een jaar geleden:

  • Het is transparant bij wie je moet zijn voor een bepaalde vraag, beslissing of verantwoordelijkheid. Voorheen werd er bij veel mensen rondgevraagd en kwamen bepaalde beslissingen moeilijk tot stand omdat er een unanieme beslissing gezocht werd. Nu wordt er autonoom en dus sneller beslist.
  • Er is duidelijk meer verantwoordelijkheidszin en initiatief. Voorheen werden problemen aangekaart, nu komt er een steeds een voorstel bij.
  • Voorheen bleven veel verbetervoorstellen met potentie onbeslist of onaangepakt, want 'we' hadden iets moeten doen maar 'we' deed het niet.
  • Vergaderingen zijn efficiënter geworden, met als uitkomst duidelijke volgende acties en projecten
  • Klanten merken dat we competenter en daadkrachtiger geworden zijn. Voor klanten waarmee we nauw samenwerken, gaan we het ook niet verbergen dat JUMIK met zelfsturende teams werkt. Meer nog: indien de klant interesse toont zullen wij met trots kennis en ervaring delen, want wij zien toch veel organisaties waar de interne werking een upgrade verdient.
  • Leveranciers vinden het wat wennen dat beslissingen niet door 1 van de zaakvoerders genomen wordt zoals voorheen, maar dat went snel
  • Er kruipt minder tijd in het managen van andermans taken, want iedereen wordt verwacht zichzelf te kunnen organiseren op een transparante manier.
  • Getuigenis Joeri: "We zien als medewerker onze behoefte ingevuld: meer autonomie, verantwoordelijkheid, beslissingsbevoegdheid en impact. Dit stelt ons meteen voor de uitdaging om te blijven groeien en te blijven schaven aan onze competenties. De vraag rond loopbaanpaden en doorgroeimogelijkheden is ook beantwoord. Loopbaanpaden bestaan eruit dat je meer en andere rollen met meer impact en verantwoordelijkheid kan opnemen"
  • Deze upgrade is ook waardevol op gebied van retentie van medewerkers en employer brand. Het maakt ons uniek en de medewerkers beseffen dat ze op dit gebied geen stap terug willen zetten door een overstap naar een ander bedrijf te maken.
  • Co-founders Cliff en Jeroen kunnen terug een normaal werkvolume werken, dat was namelijk al een hele tijd geleden. Het lukt steeds beter om focus te leggen op het invullen van de rollen waar we de grootste meerwaarde voor JUMIK realiseren.
  • Op vandaag is het al moeilijk om terug te denken aan hoe we werkten vóór deze upgrade

We kunnen concluderen dat onze trots terrecht is. Door het project 'Straffe JUMIK-ers' hebben we nu al een serieuze upgrade gerealiseerd. Competenties, zelfsturende teams, leiderschap, beslissingsbevoegheid, autonomie en efficiënt vergaderen zijn binnen JUMIK geen loze woorden, maar  dagelijkse praktijk geworden. En het leuke is, is dat we voelen dat we klaar zijn voor nog meer upgrades. Laat de uitdagingen maar komen, onze 'Straffe JUMIK-ers' zijn er 'samen innovatief' klaar voor!

Jeroen Vanreybrouck, co-founder